Liste der Funktionalitäten

Das System versendet bei beliebigen Aktionen E-Mails an relevante Benutzer. So kann die Freigabe eines neuen Dokuments an die Benuzergruppe kommuniziert werden, die die Änderung kennen muss.

Praxis-Tipp: Im Rahmen des Qualitätsmanagements enthalten diese E-Mails einen Link mit der betroffenen Seite. Der Anwender kann somit direkt aus der E-Mail zur "neuen" Seite wechseln und dies ggf. zur Kenntnis nehmen (Abzeichnen).

Die automatisch vergebenen Dokumentversionen sorgen für eine konsistente Versionsvergabe ohne Lücken oder Dopplungen. Alle Dokumentversionen bleiben im WebNavigationFramework erhalten.

Diese Archivierung lässt eine separate Archivierung z.B. kopieren des Dokumentes oder einen Ausdruck unnötig werden und schont Ressourcen.

Die Kenntnisnahme von Dokumenten ermöglicht die Benachrichtigung und Kontrolle der Kenntnisnahme neuer Dokumente bzw. Dokumentversionen.

Es kann definiert werden, für welche Teilbereiche welche Benutzer(-gruppen) zu benachrichtigen sind.

Das Abzeichnen der Kenntnisnahme per Passwort wird erfasst und in einer Arbeitsliste zur Auswertung dargestellt.

Praxis-Tipp: Im Qualitätsmanagement kann hiermit die Verpflichtung zur Kenntnisnahme geregelt werden.

An beliebigen Stellen kann im Text ein Verweis eingefügt werden, der auf andere Seiten verweist. Dabei wird sichergestellt, das bei einer Umstrukturierung des Inhalts der Verweis bestehen bleibt.

Die Zielseite wird immer in der aktuellen Version angezeigt. Es besteht keine Notwendigkeit der Verweiskontrolle.

Hinweis: Die Verlinkung ist sehr trivial und erheblich einfacher, als das Einbetten üblicher Weblinks per <a>-Tag (HTML-Code).

Das WebNavigationFramework ermöglicht die Abbildung der gesamten Bearbeitungskette vom Autor über Prüfer bis zum Freigebenden.

Eine Erstellung in Papierform oder Textverarbeitung mit späterem Übertragen in das System ist nicht notwendig.

Alle Dokumente basieren auf Vorlagen. Dies ermöglicht einen individuellen Grad an Strukturierung. Von einer Freitextvorlage bis zu den Vorlagen des Qualitätsmangements werden die Felder je nach Bedarf angepasst.

Die Definition von Pflichtfeldern ist hierbei möglich.

Eine hohe Anzahl von Vorlagen existieren bereits, wie die folgende Liste darstellt:

• Qualtätsmanagment (standardisiertes Layout)
  • Freitext
  • Verfahrensanweisung
  • SOP
  • Formular
  • Standardarbeitsanweisung
  • Kapiteldeckblatt (Inhaltsverzeichnis)
• Lesemodus (Vorlage zum kontinuierlichen Lesen über mehrere Seiten)
• Bildergalerie
• Freitext
• Download
• Querverweise
• Terminkalender
• Diskussionsforum
• Beschwerde- bzw. Vorschlagserfassung

Die Buchdruckfunktion ermöglicht den Ausdruck von Teilen oder dem gesamten Daten zu einem PDF-Dokument/-Datei.

Praxis-Tipp: Im Qualitätsmanagement kann somit eine Vorabversion für einen Auditor erstellt werden.

Im System können Arbeitsgebiete definiert werden, für die bestimmte Autoren zuständig sind. Ermöglicht wird hierbei den entsprechenden operativen Autoren, Inhalte einstellen und pflegen zu lassen.

Im Ergebnis wird Betrachtern ein "Werk" präsentiert.

Praxis-Tipp: In Unternehmen können somit Abteilungswebsites dargestellt werden.

Praxis-Tipp: Im Qualitätsmanagement können mehrere Autoren aus ihren spezifischen Abteilungen Inhalte in ein QM-Handbuch pflegen und dafür verantwortlich gemacht werden. Das Ergebnis bleibt dabei ein QM-Handbuch. Eine explizite Abstimmung entfällt, Gliederungen und Versionen bleiben konsistent.

Es kann eine Sitemap-XML-Datei zur Optimierung der Suchergebnisse,z.B. bei google, erzeugt werden. Diese wird automatisch aus den Navigationsinformationen erstellt. Die Ausleitungstiefe ist dabei einstellbar.

Das Multilayout erlaubt es, einem Menüpunkt ein beliebiges Layout zuzuweisen. Layouts müssen programmiert werden, stellen dann aber die Möglichkeit dar, das Aussehen der Website passend zu den Anforderungen ab einem Menüpunkt zu verändern.

Benötigt beispielsweise ein Menüpunkt die volle Bildschirmbreite, so kann das Layout einmalig geändert und dem Menüpunkt zugewiesen werden. Somit kann beliebig zwischen Layouts gewechselt werden, ohne Anpassungen von Navigationsstruktur oder Dokumenten notwendig werden zu lassen.

Der Inhalt ist vom Layout vollständig getrennt.

Menüpunkte "erben" standardmäßig das Layout des übergeordneten Menüpunkts.

Praxis-Tipp: Bei mehreren Standorten kann ein CI/CD-konformes Layout an allen Standorten erstellt werden, lediglich das Branding der Kopfzeile kann auf den Standort hinweisen.

Das WebNavigationFramework ist mandantenfähig. Dies ermöglicht getrennte Websites in einer Datenbank zu speichern.

Es können Informationen gezielt Standorten zugewiesen werden. Diese werden nur an diesen Standorten dargestellt.

Die Konsistenz der Navigation und der Suche ist gewährleistet. Inhalte die nicht zu einem Standort zugewiesen sind werden dort auch nicht angeboten.

Standorte entsprechen IP-Netzwerken und die Anzahl der Standorte ist nicht beschränkt.

Praxistipp: Sie haben Formulare bei denen der Empfänger den Absender erkennen muss oder spezielle Angaben erwartet.

Inhalte können in beliebig vielen Sprachen erfasst werden. Das WebNavigationFramework sorgt hierbei für eine automatische Erkennung der korrekten Sprache. Es stellt sicher, dass Inhalte, die nicht in der angeforderten Sprache vorhanden sind, nicht zu leeren Seiteninhalten führen. Somit ist es möglich, den Umfang der Website in Abhängigkeit der vorhandenen Dokumente der jeweiligen Sprache anzubieten.

Die Suche kann sowohl auf die klassische Weise genutzt werden, indem eine Ergebnisliste angezeigt wird, aus der ein Link aufgerufen werden kann, oder erlaubt den direkten Sprung zu einer Seite anhand eines Alias.

Auch die Suchtiefe ist variabel. So kann einerseits nur in den Metadaten einer Seite oder in den Dokumentinhalten gesucht werden.

Die integrierte Kontaktverwaltung wird von der Suche ebenfalls verwendet.
Besonderheit: Kontakte, die am gleichen Standort sind, werden mit einem Haus markiert. Dadurch wird angezeigt, dass die Person "vor-Ort" ist.

Die integrierte Kontaktverwaltung ermöglicht eine Verwaltung aller Kontakte eines Unternehmens. Eine Besonderheit stellt dabei die Standortzuweisung dar. Hierdurch kann sehr schnell und einfach erkannt werden, welche Kontakte am gleichen Standort sind.

Die Kontakte können als PDF-Datei erzeugt werden und somit als Unternehmenstelefonbuch an Arbeitsplätzen ohne PC beziehungsweise Webbrowser bereitstehen.

Das einem Menüpunkt zugewiesene Revisionsdatum kann über eine Arbeitsliste mit Ampelsystem grafisch dargestellt werden. Hierüber erfolgt die Kontrolle über den Aktualitätsstatus der Website.

Im Rahmen des Qualitätsmanagements dient diese Liste auch zur Darstellung zu prüfender Dokumente.

Bewegungsdaten wie z.B. Seiten, Dokumente oder allg. Informationen besitzen "gültig von" und/oder "gültig bis"-Angaben. Dieses gilt auch für fast alle Stammdaten.

Dies gestattet das automatische Entfernen unrelevanter Informationen, automatische Aktualisierungen oder automatische zeitabhängige Systemverhaltensänderungen.

Praxis-Tipp: Dies kann zur Anpassung an Jahreszeiten oder besondere Ereignisse genutzt werden. Im Rahmen des Qualitätsmanagements dient diese Funktion zur geplanten Vorbereitung von z.B.  Verfahrensanweisungen oder SOP's.